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活动会议策划要追求完美
发表时间:2019-05-22 10:06     阅读次数:

  活动会议策划的时候,每个环节都要注意,对活动的目标也要有个设定,这是参予活动策划的每一个人,所必须知道、了解的。有了相同的共识之后,才能就所认知的,来进行想法的分享,有效率的讨论。

  沟通讨论

  

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  善达公关认为:在活动策划的时候,每个环节都需要用心及注重,沟通与讨论是其中相当重要的一环。他的目的,是在汇集每个人的信息,经由沟通及交流,进行整合、发想、决策等动作,让策划的内容在成员的交叉讨论之后,能激发创意,让活动更富延展性,更完善!

  策划书撰写

  

策划书撰写.jpg

 

  在讨论完之后,接下来很重要的事,就是把所讨论的结果,将他书面化。让每一个人都可以清楚的看见大家辛苦所讨论出来的结果。

  在撰写策划书的时候,在策划书的撰写部份,我们需要知道几项比较重要的注意事项,让我们在撰写时,更有方向可以依循!

  1. 列点说明,简洁易懂。

  2. 阅读舒服,版面干净。

  3. 文字精简,说出重点。

  4. 详细及明确,让任何人都对可以自己的工作项目一目了然。

  这几点,虽然看起来简单,但在执行上,有时候却很难达到,需要靠时间及经验上的慢慢累积,需要花上一些心思及时间!

  协调修正

  「神仙打鼓有时错」,神仙都会犯了错,更何况人!我们常说,沟通必须花上许多的时间及耐心!是的,在第一回合的讨论结束,我们也撰写完策划书之后,必须进行『再检视』的这个动作,检查一下自己的讨论成果,是不是有所缺失或是漏洞的部份,藉由人与人之间的讨论协调,来发现问题,并且解决问题!将所有可能会发生的事情,都进行解决方法的设想,好让我们的活动在执行的时候,不管遇到什么问题,都能够轻松应对,而不会产生措手不及的状况!!

  预备方案

  活动的内容非常重要!当然,也有可能发生一些突如其来的状况,这个时候,「预备方案」也就显得重要。

  假如,我们活动最原始的设计场地是在户外,但不巧的是,在活动即将要进行的同时,天公不作美,突然下起雨!如果有进行室内场地这项预备方案,活动当然能够继续顺利的进行下去;如果没有,除了大家会无所适从之外,也可能会打断大家的情绪,更影响到之后整个活动了流程进行!那实在是太可惜了!

  所以,如果我们事先将会发生的所以状况进行设想,那么,不管有什么事情发生,都可以以最从容的态度,来轻松应对了!不是吗?!

  策划之外

  在策划之外,还是有相当重要的事情需要大家来注意!就是「策划之外的时间规划」。没错,在进行活动策划时,我们可以事先为整个策划作时程上的安排,也就是安排进度的意思。什么时候开始?什么时候完成什么事情?什么时候场地勘查?什么时候采买…等,让事情可以在掌控之内,在一定的时间之内完成!

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